Zo blijft u in controle over uw Power BI-omgeving

Een van de sterke punten van Power BI is dat het snel in gebruik wordt genomen door organisaties. Power BI is onderdeel van Office365 en met het pay-per-use is er zo gestart. Met Power BI Desktop stellen gebruikers in enkele uren een dataset en rapportage samen. Het delen met collega’s is een kwestie van een aantal klikken in de PowerBI.com-omgeving. Al snel zijn er honderden rapportages en tientallen werkruimten waarin collega’s met elkaar inzichten uitwisselen. Hoewel dit een kansrijke ontwikkeling is die perfect past in het huidige tijdperk waarin gebruikers snel inzichten nodig hebben, brengt het een grote uitdaging met zich mee: hoe blijf ik in controle over mijn Power BI-omgeving? In deze blog tonen we u drie stappen waarmee u in controle blijft over uw Power BI-omgeving.

Omdat de ingebruikname van Power BI vaak bottom-up tot stand komt is er meestal weinig aandacht voor beheer. Al snel krijgen gebruikers moeite om de juiste rapportages te vinden, is het onzeker welke informatie betrouwbaar is en ontstaat er twijfel over wie precies toegang tot de data behoort te hebben. De hoge snelheid van adoptie blijkt zowel een sterkte als een zwakte. Voor organisaties die de stap zetten richting Power BI Premium neemt de druk op beheer verder toe. De Premium-capaciteit biedt weliswaar meer mogelijkheden en betere prestaties, maar verkeerd gebruik zorgt voor lange laadtijden, hoge kosten en gefrustreerde gebruikers. Door het zetten van de volgende drie stappen blijft u in controle over uw Power BI-omgeving.

  • Stap 1: Leer uw gebruikers kennen
  • Stap 2: Verzamel betere inzichten
  • Stap 3: Stel een Power BI Competence Center samen

Stap 1: Leer uw gebruikers kennen

Het leren kennen van het Power BI-gebruik binnen uw organisaties begint met een goed begrip van uw gebruikers. Wij definiëren de volgende vijf gebruikerstypen:

• Report Consumer
• Report Analyst
• Self-Service Data Analyst
• Basic Data Analyst
• Advanced Data Analyst

Zo blijft u in controle over uw Power BI-omgeving 4

Hoe ziet uw organisatie eruit? Welk type gebruiker is actief en wat is de verdeling? Bestaat de meerderheid van uw gebruikers uit Consumers (gebruikers die alleen content consumeren)? Of uit Creators (gebruikers die datasets samenstellen en rapportages creëren)? Creëren uw Creators vooral nieuwe rapportages? Of ook compleet nieuwe datasets op basis van uw datawarehouse of transactionele systemen? En hoe willen zij Power BI in de nabije toekomst gaan gebruiken?

Zo blijft u in controle over uw Power BI-omgeving

 

Een goed startpunt om uw eigen gebruikersgroepen te definiëren is door hun huidige Power BI-gebruik te analyseren. Het Power BI-auditlogboek is een uitstekende bron van informatie. Welke gebruikers maken datasets aan? Hoeveel gebruikers hebben toegang tot rapportages en dashboards? En hoe vaak maken zij daar gebruik van? De antwoorden helpen u ook om erachter te komen welke ‘gebruikers’ Power BI niet (volledig) gebruiken.

Vervolgens kan u de resultaten samen met vertegenwoordigers van de verschillende gebruikersgroepen omzetten in acties voor een betere adoptie. Dit is ook een goed moment voor het identificeren van Analytical Champions. Deze Power BI-enthousiastelingen kunnen als key users een belangrijke rol spelen in het meenemen van uw andere Power BI-gebruikers.

Stap 2: Verzamel betere inzichten

De gebruiksstatistieken die worden aangeboden in de Power BI-beheerdersportal bieden basisinformatie, maar helpen u niet als u op zoek bent naar stuurinformatie. Daarvoor biedt Power BI een aantal andere informatiebronnen:

• De Power BI Audit Logs registreren allerlei gebruikersactiviteiten (rapporten bekeken, datasets aangemaakt, rapport geëxporteerd etc.). U kan de auditlogboeken zowel gebruiken vanuit een gebruiksperspectief (wat is het gebruik van Power BI in mijn bedrijf?) als vanuit een beveiligingsperspectief (wie exporteert of verwijdert gegevens?). Als u deze gegevens historisch wilt opslaan, is het een optie om uw eigen oplossing ontwikkelen. Een andere optie is de Azure Monitor integration die op korte termijn beschikbaar komt.

• Ook zijn er de Power BI REST API’s die allerlei GET-operaties bieden om metadata uit uw Apps, Werkruimten, Reports, Datasets en Databronnen op te halen. Deze gegevens helpen u om een goed overzicht te krijgen van de hoeveelheid content die wordt gecreëerd (vanuit gebruiksperspectief), maar helpen u ook aan een goed overzicht wie toegang heeft tot welke gegevens (vanuit veiligheidsperspectief). Als u de voorkeur geeft aan PowerShell, zijn er ook PowerShell Cmdlets die vergelijkbare functionaliteit bieden. De PowerShell Cmdlets zijn gebruiksvriendelijker, maar de REST API biedt meer functionaliteit.

Zo blijft u in controle over uw Power BI-omgeving 5

Stap 3: Stel een Power BI Competence Center samen

Een Power BI Competence Center zorgt voor een beter gebruik van Power BI, borging van kennis en het professionaliseren en standaardiseren van de werkwijze.

Zo blijft u in controle over uw Power BI-omgeving 6

Dit doet het Competence Center door middel van beheer, zoals toegangsbeheer, gebruiksbeheer en in geval van Power BI Premium: capacity-beheer. Een andere taak is het borgen en beoordelen van de datakwaliteit en rapportages. Dit doet zij door middel van het valideren en certificeren van content. De meest voorkomende en tot de verbeelding sprekende taken van het Power BI Competence Center zijn:

  • Het ondersteunen van de Consumers

Om te zorgen dat Consumers het optimale uit de Power BI-omgeving halen is het belangrijk om hen op de juiste manier te ondersteunen. Hou hierbij rekening met de verschillende niveaus van de Consumers. Veel Consumers hebben baat bij een eindgebruikerstraining. Hierin leren zij hoe ze met de Power BI-omgeving kunnen werken. Deze training kan klassikaal gegeven worden, maar kan ook opgenomen worden en als video gedeeld. Ook helpt het om inloopsessies, lunchsessies, Q&A’s en hands-on sessies te organiseren. Daarnaast is duidelijke communicatie belangrijk. Houd de Consumers via verschillende kanalen (Teams, e-mail, Yammer) op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en deel regelmatig tips, best practices en succesverhalen.

  • Het ondersteunen van de Creators

De Creators gaan, in tegenstelling tot de Consumers, actief aan de slag met Power BI Desktop. Daarom hebben zij een uitgebreidere trainingsbehoefte. Tijdens trainingen, inloopsessies en Q&A’s komen thema’s aan bod zoals data modellering, DAX, M-query en visualisatietechnieken. Actief kennismanagement zorgt ervoor dat het basisniveau van de creators omhooggaat en dus ook de kwaliteit van de content. Elke maand zijn er Power BI updates. Om de Creators hiervan goed op de hoogte te houden is het raadzaam om structureel met hen kennis te delen over nieuwe mogelijkheden en nieuwe functionaliteit te demonstreren. Wanneer een Creator toch vastloopt is het noodzakelijk dat deze ondersteund wordt. Hier is een rol weggelegd voor de Analytical Champions.

  • Het inzetten van de Analytical Champions
Zo blijft u in controle over uw Power BI-omgeving 7

De beste creators zijn vaak échte Analytical Champions. Dit zijn de gebruikers die voorop lopen in het gebruik, anderen kunnen enthousiasmeren en kennis kunnen overdragen aan andere creators. Wanneer een creator vastloopt is het raadzaam om hem te koppelen aan een Analytical Champion met meer kennis en ervaring uit hetzelfde bedrijfsdomein. De Analytical Champion is zo in staat om, in overleg met de beheerders en experts in het Competence Center, een deel van hun werk over te nemen. Het aantal Analytical Champions en de hoeveelheid tijd die zij besteden aan het ondersteunen van collega’s hangt uiteraard af van de kenmerken van een organisatie.

Door het zetten van deze drie stappen blijft u in controle over uw Power BI-omgeving.

Alles weten over succesvol gebruik van Power BI?

Wilt u alles weten over succesvol gebruik van Power BI? Bezoek ons kennisplatform Power BI Nederland en ontdek de kracht van Power BI.

Bezoek ons kennisplatform