Erwin Lima
Digital Contentstrateeg
Om een (IT-)project binnen jouw organisatie te laten slagen, moet je ervoor zorgen dat het managementteam of de directie en alle interne stakeholders dat project ondersteunen. Het waarom, de doelen, én de kaders. Maar hoe krijgt je hen zover?
Niets zo vervelend als jouw initiële enthousiasme voor een vernieuwend project weg te zien ebben vanwege weerstand en gebrek aan commitment binnen jouw organisatie. De eerste groep die je nodig heeft om breed draagvlak te creëren, is het managementteam. Waarom richten we ons in de context van commitment aan een project specifiek het managementteam?
“Only management can change the system. It is not enough that management commit themselves to quality and productivity, they must know what it is they must do. Such a responsibility can not be delegated.” – W. Edwards Deming
De directie en/of het management moet(en) dus richting geven. In strategie en visie, in communicatie, en in het handelen. Commitment is meedoen: actief, participerend, en richtinggevend.
De eerste stap van verandering, en dus ook van jouw project, is alignment met jouw ondernemingsdoelen en -strategie. Wat je ook gaat doen, wat voor verandering je ook door gaat voeren, wat voor werkomgeving je ook gaat vormen; zorg dat het in lijn is met de strategische doelen van jouw organisatie.
Er moet bij ieder verandertraject sprake zijn van strategische alignment tussen het ‘waarom’ van de organisatie (de missie); het ‘waarom’ van het project voor de organisatie en het ‘what’s in it for me?’ voor de eindgebruiker. In de business paper “De mens als sleutel voor succesvolle IT-projecten” bespreken we een volledige strategische aanpak voor verandering.
Terwijl je jouw projectvoorstel uitwerkt moet je de directie en de rest van de organisatie alvast voorbereiden. Gebruik de kracht van herhaling, en leg jouw ideeën bij voorbaat al bij mensen in de week. Noem over de loop van bijvoorbeeld een halfjaar ten overstaan van de relevante beslissers ook al een paar keerde bijbehorende bedragen. En betrek mensen in de loop van de tijd al bij het plan. Vertel hen wat je wilt bereiken, en vraag ze hoe dat aansluit bij hun eigen doelen. Vraag ze ten slotte of en zo ja hoe zij aan jouw project zouden kunnen bijdragen.
Zorgen voor management buy-in heeft te maken met de volwassenheid van je idee, de volwassenheid van je IT, en met de visie van de directie zelf. Zoek daarom een leider die openstaat voor innovatie, en het belang daarvan ziet.
Doe uitgebreid onderzoek naar de kosten en toekomstige baten van het plan. Denk daarbij ook aan marktonderzoek in het geval het gaat om een nieuw product of nieuwe dienstverlening.
In het verlengde van het opbouwen van een goede business case ligt het financiële aspect. De ROI-analyse is het gedeelte van jouw projectvoorstel of business case waarmee je antwoord geeft op de vraag: “Wat gaat het kosten en wat gaat het ons opleveren?”
De winst of omzet die een bepaalde beslissing nu in de toekomst extra oplevert, of de kosten die je bespaart zijn vooraf altijd lastig hard te maken. Dat komt voort uit het simpele feit dat je werkt op basis van een model en aannames die per definitie niet waterdicht de werkelijkheid duiden
Toch blijft het een vraag waarop je een goed gefundeerd antwoord moet kunnen bieden. “Wat is de winst of de besparing die deze investering ons op gaat leveren?” Afhankelijk van hoe sceptisch degene is die je tegenover zich heeft, moet je anticiperen op veel vervolgvragen na deze.
Maak er een speerpunt van dat je jouw project op een agile manier gaat uitrollen. Kort-cyclische agile implementatie brengt vele voordelen met zich mee. Zo kunt je de oplossing met een agile projectmethodiek gemakkelijker tussentijds aanpassen aan de wensen van de eindgebruikers. Ook omdat je hen tussentijds resultaten kunt laten zien. Dit laatste draagt aanzienlijk bij aan adoptie, oftewel de acceptatie en zelfs omarming van de verandering. Ook de directie raakt gaandeweg steeds meer overtuigd van jouw project, als je snel voelbare en zichtbare verbeteringen kunt tonen.
Commitment vanuit het management is niet alleen belangrijk om het project überhaupt te laten starten. Ook tijdens en na het project heeft je de steun van het hoger management nodig om ervoor te zorgen dat de verandering beklijft, en de baten voor jouw organisatie steeds groter worden. Zo groot, dat je het eigenlijk niet eens kunt voorspellen in jouw business case!