Veel organisaties staan nu in overlevingsstand. Projecten die met de operatie te maken hebben staan tijdelijk stil omdat de vraag deels weg is gevallen. Tegelijkertijd ligt er nu een kans om zaken te optimaliseren, om er straks als de crisis voorbij is nòg beter voor te staan. Juist nù investeren in procesoptimalisatie is slim.
Bij elke organisatie is men zich er van bewust dat er nog veel te verbeteren valt in de primaire en secondaire processen. De hoeveelheid applicaties die in gebruik is ligt vaak boven de 200 en bij sommige zijn er zelfs duizenden. In de dagelijkse processen hebben ze veel te maken met een papierstroom, die onder andere gebruikt wordt door medewerkers om deze weer digitaal te maken. Om de systemen te voeden met de noodzakelijk input om de processen weer verder door te kunnen laten lopen. Maar ook andersom: digitale data moet weer afgedrukt worden om de volgende processtap uit te kunnen voeren.
In deze tijd, waar we bijna allemaal vanuit huis moeten werken lopen we daar nu ook keihard tegenaan. In teams samenwerken in vergaderingen en in documenten gaat prima, alleen het is nu wel extra lastig om in al die verschillende systemen zo goed mogelijk te kunnen blijven werken. En om überhaupt iets met papier te kunnen doen.
Processen zijn vaak wel in kaart gebracht in een tool als bijvoorbeeld Mavim, en men weet waar de knelpunten zitten. Op veel gebieden is men zich ervan bewust dat er verbeteringen mogelijk en zelfs noodzakelijk zijn. Om de hoeveelheid fouten te verminderen, maar ook om het werk leuker en minder repetitief te maken. En te voldoen aan wet- en regelgeving. Daarnaast kunnen processen vaak flink versneld worden, waardoor de dagelijkse backlog sneller weggewerkt kan worden. En men dus meer klanten kan bedienen.
Maar waar te beginnen? Integratie tussen systemen en cloud services is niet altijd volledig op basis van API’s mogelijk. Oudere systemen kennen deze ontsluitingsmogelijkheden vaak niet, of moeten voorzien worden van een “wrapper” om dit wel mogelijk te maken. Dat is zeker een goede en toekomstvaste investering, waar niet mee gestopt moet worden. Echter, dat kost wel wat meer tijd om te implementeren, en vaak ben je afhankelijk van de applicatieleverancier.
Maar tegelijkertijd is het tegenwoordig ook steeds makkelijker om systemen die geen API hebben toch automatisch te voeden met data. En is het ook mogelijk om “papieren” stromen te automatiseren. Met de op 2 april j.l. aangekondigde publiekelijke beschikbaarheid van Power Automate UI Flows, de RPA (robotic process automation) oplossing van Microsoft wordt veel op dit gebied ineens mogelijk. Bijvoorbeeld door formulieren te herkennen, de juiste informatie er uit te halen en deze vervolgens via geautomatiseerde scherminteractie van een andere (web of Windows desktop) applicatie, zoals ERP, Zaaksysteem of CRM weer in te voeren. Met zo min mogelijk menselijke tussenkomst.
Juist nu is er waarschijnlijk bij elke organisatie wel capaciteit om dit soort procesoptimalisaties naar voren te halen. Ik zou zeggen: Grijp de kans.
Een gewaardeerde klant van ons had ooit als motto voor een vooruitstrevend digitaliseringsproject: Nooit meer overtypen! Hoe toepasselijk en iedereen begreep het en wilde er graag aan meewerken. Er rust geen patent op dit motto, dus gebruik het gerust voor je eigen procesoptimalisatie project.
