Microsoft Viva Topics: hier moet u rekening mee houden

Microsoft verraste begin 2021 vriend en vijand met de lancering van Microsoft Viva, een door Artificial Intelligence (AI) ondersteunt employee experience platform binnen Microsoft 365. Belangrijk onderdeel van Microsoft Viva is Microsoft Viva Topics. Hiermee zorgt u ervoor dat kennis en informatie op een intelligente manier bij medewerkers terechtkomen. Bij een snelle en succesvolle implementatie van Viva Topics is technische kennis van het platform vereist. In deze blog vertellen we u waar u rekening mee moet houden.

Met de grote hoeveelheid informatie die we dagelijks creëren en delen is het vaak lastig om de juiste en relevante informatie te vinden. Zeker voor wie net is gestart binnen een organisatie of functie en nog de juiste weg moet vinden. De zoekfunctie in de verschillende systemen waarmee wordt gewerkt wordt vaak gebruikt, maar deze is soms te weinig relevant en geeft te veel resultaten. Het werken met metadata is veel effectiever, maar alleen bij goed beheer en juist gebruik. Hoewel veel informatie al zit opgeslagen in documenten, webpagina’s en sites, is dit toch lastig beschikbaar te maken.

Microsoft Viva Topics biedt intelligente oplossing

Microsoft Viva Topics biedt hiervoor een intelligente oplossing. Zoals de naam al suggereert, gaat het bij Viva Topics om onderwerpen. Dit zijn onderwerpen die relevant zijn voor de medewerker. Denk bijvoorbeeld aan een nieuw project, een nieuw product, een nieuwe werkinstructie en meer. Met Viva Topics slaat Microsoft een nieuwe weg in: in plaats van de mens die de informatie beoordeelt op relevantie, brengt het systeem de relevantie van de informatie aan.

Door gebruik te maken van AI extraheert Viva Topics de onderwerpen (‘topics’) die binnen de organisatie gebruikt worden. Via een beheer- en publicatiemodel wordt hiermee een kennisbank gevormd met de relevante interne informatie.

De AI van Viva Topics doorzoekt de informatie binnen de organisatie en maakt hier zogenaamde voorgestelde onderwerpen van. Deze voorgestelde onderwerpen kunnen door kennismanagers nog worden aangevuld met eigen onderwerpen en voorgestelde onderwerpen kunnen worden aangevuld. Bij het gebruik van Viva Topics blijft de rol van kennismanagers bepalend voor het goed beheren en actueel houden van de kennis.

De onderwerpen die de AI zelf voorstelt of die door een kennismanager worden aangevuld, worden opgeslagen in het zogenaamde Topic Center. Dit is een speciaal hiervoor opgestelde SharePoint Online site.

Microsoft Viva Topics: hier moet u rekening mee houden

Elk onderwerp krijgt binnen het Topic Center een eigen pagina, met daarop:

  • Alternatieve namen/synoniemen/acroniemen;
  • Een beschrijving;
  • Medewerkers met kennis over het onderwerp;
  • Documenten, pagina’s en sites gerelateerd aan het onderwerp.
Microsoft Viva Topics: hier moet u rekening mee houden 1

Hiernaast verschijnen de onderwerpen binnen de Microsoft 365 apps als Office en SharePoint Online pagina’s. Dit noemen we een topic card. Gerelateerde onderwerpen worden grafisch weergeven, waarbij de relaties automatisch of handmatig (door de kennismanager) worden opgebouwd.

 

Hoe te starten met Microsoft Viva Topics

Om met Microsoft Viva Topics te starten dient aan diverse randvoorwaarden te worden voldaan. Uiteraard moet de juiste licentie aangeschaft worden. Daarnaast kent Viva Topics specifieke rollen:

  • Onderwerpgebruikers;
  • Inzenders;
  • Kennisbeheerders;
  • Beheerders.

De rollen Inzender en Kennisbeheerder zijn een integraal en essentieel onderdeel van de werking van Viva Topics. Dit zijn kennismanagement-rollen bedoeld om de onderwerpen te onderhouden en nieuwe aan te maken. Om van Viva Topics een succes te maken is een goede invulling van deze rollen cruciaal.

Viva Topics werkt met de Microsoft Graph en AI om daarmee het topic center, de topic pages en de topic cards te vullen.

Microsoft Viva Topics: hier moet u rekening mee houden 2

Op basis van de gevonden informatie worden suggesties voor nieuwe onderwerpen gegeven en in het topic center aangeboden. Nadat de suggestie is overgenomen wordt er van het onderwerp een zogenaamde topic page gemaakt. Vanuit de Microsoft 365 apps is het onderwerp via een topic card zichtbaar.

Let wel op: volgens de documentatie van Microsoft kan het tot twee weken duren voordat de AI van Viva Topics alle onderwerpen voorstelt. Dit is uiteraard afhankelijk van de hoeveelheid informatie die door de AI beoordeeld moet worden.

Het werken met kennis in plaats van documenten en informatie vergt meer dan het gebruik van AI. Een cultuur van kennisbeheer en het continu onderhouden van de (interne) kennis is van levensbelang om de technologie succesvol te laten zijn. Vanuit technologisch oogpunt zijn dit de te nemen stappen bij de implementatie van Viva Topics:

  1. Zorg voor de juiste licenties;
  2. Maak de omgeving gereed voor Viva Topics via het Microsoft 365 admin center | Settings | Connect people to knowledge. Hiermee wordt Viva Topics voor de eerste keer geconfigureerd;
Microsoft Viva Topics: hier moet u rekening mee houden 3 Microsoft Viva Topics: hier moet u rekening mee houden 4

Waar rekening mee te houden met Microsoft Viva Topics

Microsoft Viva Topics is de nieuwe manier van Microsoft om kennismanagement binnen Microsoft 365 vorm te geven. Het is een geavanceerd platform wat in kennisintensieve organisaties van grote waarde kan zijn. Wel zijn er een aantal zaken waar rekening mee gehouden moet worden:

  1. Begin met de organisatie. Heb de juiste aandacht voor kennismanagers, expertise-clubs, subject matter experts, enzovoort. Deze mensen vormen de drijvende kracht achter de kennis binnen de organisatie. Microsoft biedt hiervoor ondersteunend materiaal.
  2. Viva Topics haalt de informatie uit SharePoint Online. De informatie moet dus in de SharePoint Online sites zijn opgenomen die Viva Topics benadert. Andere locaties (bijvoorbeeld OneDrive for Business) zijn hiervoor dus geen locatie.
  3. Wees alert: de AI houdt rekening met de beveiliging van de informatie. Zorg ervoor dat deze goed is ingericht. Wanneer de deur open staat (lees: informatie is te breed gedeeld), kunnen mensen hier doorheen lopen. Neem dus maatregelen voor de juiste afscherming.
  4. Is er informatie die niet in Viva Topics opgenomen moet worden, configureer dit dan via de instellingen van Viva Topics, of via de index-instellingen. Dit geldt vanzelfsprekend ook voor bijvoorbeeld Microsoft Search en Delve.

Meer weten of direct aan de slag?

Wilt u weten hoe uw organisatie de mogelijkheden van Microsoft Viva Topics optimaal kan benutten? Neem dan contact op met Peter de Vries, Solution Lead Modern Work & Security, of met uw Motion10 Accountmanager.

Neem contact op