Een bionische arm met RPA

Hoe fantastisch was dat, de Man van Zes Miljoen en later de Vrouw van Zes Miljoen! Met hun bionische arm konden ze alles optillen en kilometers ver gooien. Mijn favoriete serie uit m’n jeugd in de zeventiger jaren. Vaak als we het over RPA (Robotic Process Automation) hebben, hebben we het over het volledig automatiseren van handmatige processen.

Dat is ook waar de angst vandaan komt bij veel mensen die repeterend werk doen: ‘ik raak m’n baan kwijt’. Maar meestal is het volledig unattended end-to-end automatiseren van dit soort processen nog een (grote) stap te ver. Simpelweg omdat het nog niet betrouwbaar genoeg is, en het de vraag is of het dat ooit zal zijn. Zolang applicaties maatwerk kennen en door mensen gebouwd worden zullen ze nukkig zijn als een kameel en dus moeilijk volledig automatisch te bedienen.

Snel combineren

Waar RPA juist ook heel erg geschikt voor is, is het attended snel uitvoeren van taken die je als gebruiker vaak veel handmatige acties kosten en die ook erg irritant zijn om te doen. Hoe vaak klik je wel niet op dezelfde knopjes, ga je naar dezelfde folder en zoek je naar dezelfde dingen op een dag? Ik persoonlijk heel erg vaak in ieder geval. Bedenk daarbij dat we tegenwoordig heel veel verschillende applicaties en appjes gebruiken voor onze informatievoorziening en om dingen voor elkaar te krijgen in administraties et voilà, daar heb je mooie use cases: het snel combineren van acties op basis van bepaalde taken die je hebt.

Jouw bionische arm

Mooi zou het natuurlijk zijn, als we gepersonaliseerde schermen hebben voor elke rol in de organisatie, waarin alle informatie die jij in jouw rol nodig hebt direct onder een knop zit en precies zo gepresenteerd wordt als jij fijn vindt. Maar dat soort schermen zijn duur om te ontwikkelen, want de informatie moet uit achterliggende systemen worden gehaald door middel van (vaak nog te ontwikkelen) API’s en de schermen moeten specifiek voor rollen ontworpen en ontwikkeld worden. Dat is voor rollen die vaak in je organisatie voorkomen wel haalbaar en betaalbaar, maar voor de wat minder vaak voorkomende rollen is de ROI waarschijnlijk negatief.

Zie hier de oplossing: met Power Automate UIFlows, de RPA-oplossing van Microsoft, kun je zowel unattended als attended RPA flows implementeren. Je kunt bijvoorbeeld als servicedesk medewerker met één druk op de knop alle juiste schermen openen die informatie tonen over deze ene klant die je aan de telefoon hebt. De polissen worden in de polisadministratie opgezocht, de laatste contacten in het CRM-systeem en de emails worden getoond door middel van een automatische zoekopdracht in Outlook. En het is jouw eigen bionische arm die dat voor je doet, nadat je hem het trucje eenmalig hebt geleerd. Zo, dat scheelt een hoop klikwerk en irritatie en je hoeft de klant nooit meer te vertellen dat je even het dossier erbij moet pakken en dat ‘het systeem zo traag is’.

Shadow IT uit de schaduw halen