Begeleid de verandering in vijf stappen

Adoptiemethodiek gebaseerd op ADKAR

Voor de begeleiding van de verandering die gevraagd wordt bij technische implementatietrajecten, ontwikkelde Motion10 een eigen change & adoptiemethodiek. In dit artikel leest u meer over de vijf fasen in onze methodiek, en over de hulpmiddelen die u erbij kunt gebruiken.

Zonder de juiste begeleiding van de verandering wordt een technische implementatie zelden tot nooit een echt succes. Cultuurverandering is iets dat altijd hand-in-hand moet gaan met een verandering in technische middelen en processen. Hiervoor heeft Motion10 een change- en adoptiemethodiek ontwikkeld, waarbij de individuele verandering centraal staat. Het model bestaat uit vijf fasen: Bewustzijn, Willen, Weten, Kunnen en Blijven Doen.

Adoptiemethodiek gebaseerd op ADKAR van Prosci

Onze methodiek is deels gebaseerd op het ADKAR-model van Prosci, aangevuld met andere modellen en theorieën en de jarenlange ervaring van onze consultants. De methodiek is veelvuldig in de praktijk getoetst; lees op deze pagina meer over wat onze klanten eraan hebben gehad.

In dit artikel leest u meer over onze adoptiemethodiek en vindt u tips voor het toepassen in de praktijk. Communicatie, ambassadeurschap, sponsorship, coaching, training en weerstandsmanagement zijn de zes pijlers die u in elke fase nodig zult hebben.

Neemt u bij het lezen van de stappen een verandering in het hoofd waar uw organisatie mee te maken heeft; het maakt niet zoveel uit of het dan gaat om de implementatie van een nieuw dataplatform, een nieuwe digitale werkplek of een verhuizing naar een nieuwe locatie. De principes zijn hetzelfde.

Iedere fase volgt logischerwijs op de vorige fase en bouwt erop voort:

1. Bewustzijn

Start met een campagne ter bevordering van het Bewustzijn. Wat betekent de gevraagde verandering voor onze organisatie? Wat betekent het voor mij (de individuele medewerker)? Wat betekent het voor de klant? U bent in deze fase met name de waarom-vraag aan het beantwoorden. Denk er hierbij aan dat u bijvoorbeeld nieuwe digitale tools niet inzet “omdat het moet”, maar om beter bij te kunnen dragen aan de bedrijfsdoelstellingen.

2. Willen

De fase Willen is bedoeld om de wens en de wil te creëren bij de mensen in uw organisatie om mee te doen met de verandering die u wilt bewerkstelligen. Als u deze fase effectief inzet, zeggen mensen: “ik begrijp het waarom” en “ik ben benieuwd wat het betekent, en wil geïnformeerd worden.”

3. Weten

Willen gaat over in een focus op Weten. Daarbij gaat u uw collega’s informeren en trainen. Te vaak zien we dat men juist begint met het overdragen van kennis. Kennis overdragen is pas nuttig als het bewustzijn en de wens om te veranderen van tevoren aanwezig zijn.

4. Kunnen

Na Weten komt Kunnen. Als u de kennis heeft overgedragen, moet u de mensen helpen aan de vaardigheden die ze nodig hebben om die kennis toe te passen. U kunt mensen uitleggen wat een fiets is, en ze de fiets en de onderdelen laten zien, maar in de Kunnen- of vaardighedenfase leert u ze hoe ze moeten fietsen.

5. Blijven Doen

Blijven Doen staat voor borging. Vernieuwing is een continu proces: hoe zorgt u ervoor dat de nieuwe manier van werken en denken in stand blijft? Hoe zorgt u dat innovatie geïntegreerd wordt in het DNA van de organisatie?

Denk hierbij – in termen van een digitale werkomgeving – ook aan het onboarden van nieuwe mensen en aan het correct en veilig offboarden van mensen die weggaan. Blijven Doen heeft ten slotte ook te maken met de manier waarop u omgaat met nieuwe ontwikkelingen in de technologie, in de processen in uw sector of organisatie en in de wetgeving zelf.

Hulpmiddelen, adoptiekalender, meten en bijsturen op voortgang

Als u het model met deze vijf fasen ingevuld heeft, gaat u bepalen welke hulpmiddelen u hiervoor inzet:

• Bij een kleinere organisatie is dat voor training bijvoorbeeld een klassikale instructie, bij een grotere is dat eerder iets als een e-learning module. Het kan ook gaan om andere activiteiten of sessies, of bijvoorbeeld ondersteuning door een floorwalker.
• Voor communicatie kunt u denken aan middelen als Yammer, mail, Teams, of uw eigen intranet. Kies hoe dan ook voor consistentie in de in te zetten communicatiemiddelen.
• Maak een adoptie- of changekalender. Als u de middelen heeft bepaald waarmee u per fase aan de slag gaat, maakt u de adoptiekalender. U bepaalt daarin voor elke fase hoeveel tijd u ervoor nodig heeft en welke middelen u wanneer inzet.
• Meet de voortgang per individu en stuur bij per afdeling. In deze methode staat het individu centraal; ieder mens verandert immers in zijn eigen tempo. U heeft binnen onze methodiek optioneel de beschikking tot een assessment per persoon. Daarmee kunt u meten hoever men op een bepaalde afdeling is, of waar het bijvoorbeeld ontbreekt aan Willen of Weten, Sponsorship of Ambassadeurs. Als u weet waar het aan ligt, kunt u daar actie op plannen.

Cultuur en gedrag veranderen

De – onder andere op het ADKAR-model® gebaseerde – Adoptiemethodiek van Motion10 is natuurlijk slechts een instrument. Cultuur en gedrag aanpassen zijn complexe processen, ook als het gaat om een afgebakend onderdeel van de bedrijfscultuur, zoals die rond dataveiligheid. Voor meer informatie over change management, neem een kijkje op deze pagina over adoptie.