Om beter en efficiënter samen te werken – zowel intern als met ketenpartners – geeft Waterschap Zuiderzeeland een vernieuwde impuls aan digitaal samenwerken, met een digitale werkomgeving op basis van Office 365. De eerste stap in het proces is om het huidige zaaksysteem te vervangen door SharePoint Online in combinatie met Repstor.
“Met de combinatie van SharePoint en Repstor koop je geen oplossing; je koopt een toolkit waarmee je een oplossing kunt maken. En dat bouwen van die oplossing, daar heb je een goede partner bij nodig.
Waterschap Zuiderzeeland zet zich in voor droge voeten en schoon, voldoende en veilig water. Dit doet het waterschap in samenwerking met gemeenten, provincies, natuur- en maatschappelijke organisaties, belangenbehartigers en andere waterschappen. Beheergebied is de provincie Flevoland en een klein deel van Friesland en Overijssel.
Hoe ondersteunt een digitale werkomgeving een waterschap bij het realiseren van haar bedrijfsdoelen?
Op woensdag 23 mei organiseerde het waterschap een feestelijke kick-off voor het project met een rondleiding door het kantoor én een afvalwaterzuivering. Ik sprak in de loop van de dag met Hans Bilgin, Programmamanager Digitalisering, Igno Overklift, Deelprojectleider op project digitaal samenwerken en Martin Oordt, Afdelingsmanager Zuiveringen & Gemalen en Voorzitter van de Regiegroep Digitalisering bij Waterschap Zuiderzeeland.
Zij vertellen over de aanleiding van het project en de manier waarop de digitale transformatie een cruciale rol speelt bij het behalen van de organisatiedoelen van het vooruitstrevende waterschap met duurzaamheid in het DNA.
Hans: “Recent hebben we al onze informatie en flink wat processen gedigitaliseerd (van papier naar digitaal). Met deze volgende stap van digitalisering gaan we nu zorgen dat we plaats- tijd- en apparaat-onafhankelijk ons werk kunnen doen. Uiteraard op een gebruiksvriendelijke en bovenal veilige manier.”
“Met Office365, SharePoint Online en Repstor hebben we gekozen voor toekomstgerichte gebruiksvriendelijke technologie, waarmee we als organisatie sneller kunnen inspelen op veranderende wensen en eisen van onze omgeving. Deze stap van digitalisering is echter vooral ook een verandertraject. Daarom hebben we met een iBewust-team groots ingezet op bewustwording en adoptie van nieuwe manieren van werken en met name digitaal samenwerken.”
De directe aanleiding van het project is de vervanging van een verouderd zaaksysteem. Igno legt uit:
“Medio 2016 evalueerde het waterschap het gebruik van het huidige zaaksysteem, omdat de aanbestedingsduur afliep van het project waar het huidige zaaksysteem onderdeel van uitmaakte. Uit die evaluatie kwam naar voren dat het huidige zaaksysteem niet meer aansluit bij de ontwikkelingen in het bredere digitaliseringslandschap. Ook de mate waarin met het huidige zaaksysteem werd gewerkt, viel tegen.
Op basis van die constatering besloten we om deze aanbesteding te focussen op een nieuwe digitale werkomgeving voor het beheren en administreren van zaken zoals vergunningen en aanvragen. Als je dan kijkt naar de ontwikkelingen in de markt kom je bij een complete digitale werkomgeving.”
Het waterschap is, in plaats van leveranciers, bewust op zoek naar partners met wie ze voor de lange termijn kan optrekken. Igno: “We hebben in de aanbesteding gevraagd om een projectplan en een risicodocument. Daarnaast voerden we interviews met de key players vanuit de aanbieders.
Uiteraard kijk je ook naar het techniekvoorstel en de haalbaarheid daarvan. Het projectplan, risicodocument en de interviews gaven met de aangeboden complete digitale werkomgeving het beeld dat Motion10 een partner is waar we vier tot acht jaar mee vooruit kunnen.”
Igno: “Met de combinatie van SharePoint en Repstor koop je geen oplossing; je koopt een toolkit waarmee je een oplossing kunt maken. En dat bouwen van die oplossing, daar heb je een goede partner bij nodig.”
“In een wereld waarin heel veel verandert en die voor de overzienbare toekomst nog heel onrustig gaat blijven, is het heel belangrijk om vertrouwen te kunnen vinden in je partners en de samenwerking die je daarmee aangaat.
Ik was benieuwd waarom digitaal samenwerken zo’n belangrijk aandachtspunt is binnen het waterschap. Martin: “Digitalisering is voor ons belangrijk, omdat lokale overheden op het gebied van data en informatie open moeten zijn, omdat dat vanuit de overheid en de maatschappij in steeds grotere mate gevraagd wordt. Mensen willen gewoon mee kunnen kijken. Dat kun je niet meer met papier faciliteren; daar heb je digitale systemen bij nodig die die transparantie ook kunnen ondersteunen.
Onder andere daarom zijn wij als organisatie hard bezig om de digitale transformatie te realiseren. Daar heb je technologie bij nodig die dat goed kan ondersteunen. Ik denk dat de combinatie van SharePoint Online en Repstor daar zeker de goede richting aan kan geven.”
Martin vertelt meer over hoe digitalisering het waterschap ondersteunt bij het behalen van belangrijke organisatiedoelen: “Bij ons zijn met name samenwerken en verbinden belangrijke bedrijfsdoelen. Dat gaat om verbinden en samenwerken intern, maar ook met partners in het primaire proces. Daar heb je in de eerste plaats een bepaalde houding en gedrag voor nodig. Onze secretaris-directeur Wouter Slob, noemt dit ‘wendbaar en weerbaar’.
Het huidige zaaksysteem was een systeem waaraan houding en gedrag aangepast moesten worden. Maar het is natuurlijk niet de bedoeling dat een systeem je houding en gedrag gaat beperken, of zelfs sturen.”
“Nu hebben we dat omgedraaid en gezegd; dit zijn de houding en het gedrag die we nodig hebben – denk aan die openheid, wendbaarheid en weerbaarheid waar ik het eerder over had – en we kiezen voor SharePoint Online en Repstor omdat die ons kunnen ondersteunen om daar vorm aan te geven.”
In het kort
“Groener worden is een belangrijk doel voor een waterschap als het onze. Groener en duurzamer gaan werken is iets dat je samen doet met je partners in de keten. ”
Tijdens de rondleiding in het kantoor van het waterschap en één van de afvalwaterzuiveringsinstallaties, valt ten slotte op dat duurzaamheid en milieubewustzijn bijzonder belangrijk zijn voor de organisatie. Zo blijkt dat de zuivering van afvalwater voor het overgrote gedeelte gebeurt zonder toegevoegde chemicaliën, maar in plaats daarvan met behulp van bacteriën en zuurstof.
Martin: “Groener worden is een belangrijk doel voor een waterschap als het onze. Groener en duurzamer gaan werken is iets dat je samen doet met je partners in de keten. Digitalisering is daarbij bij uitstek belangrijk omdat het mogelijk maakt om data en informatie gemakkelijker en veilig uit te wisselen in de keten.”
Hans: “Momenteel worden de processen en bijbehorende documenten overgezet naar SharePoint Online en Repstor. Dit doen we samen met gebruikers, in workshops en Scrum-sessies. Tevens laten we steeds zien wat we bouwen en draaien in de Scrum-sessies ook collega’s van andere processen mee zodat we steeds brede betrokkenheid hebben. We verwachten deze stap en de migratie eind dit jaar af te kunnen ronden.
Begin 2019 gaan we tenslotte de samenwerkomgevingen voor de verschillende organisatieonderdelen opleveren. Intussen staan collega’s te popelen om ook voor hun werk over te kunnen naar de nieuwe omgeving. Dat is te zien aan de ‘roadmap’ waar al zo’n twintig vervolgwensen op staan en die wekelijks groeit. Een leuk en enerverend vooruitzicht vol met veranderingen de komende tijd dus!”