Aanleiding: vervanging van een verouderd zaaksysteem
De directe aanleiding van het project is de vervanging van een verouderd zaaksysteem. Igno legt uit:
“Medio 2016 evalueerde het waterschap het gebruik van het huidige zaaksysteem, omdat de aanbestedingsduur afliep van het project waar het huidige zaaksysteem onderdeel van uitmaakte. Uit die evaluatie kwam naar voren dat het huidige zaaksysteem niet meer aansluit bij de ontwikkelingen in het bredere digitaliseringslandschap. Ook de mate waarin met het huidige zaaksysteem werd gewerkt, viel tegen.
Op basis van die constatering besloten we om deze aanbesteding te focussen op een nieuwe digitale werkomgeving voor het beheren en administreren van zaken zoals vergunningen en aanvragen. Als je dan kijkt naar de ontwikkelingen in de markt kom je bij een complete digitale werkomgeving.”
Partner voor de lange termijn
Het waterschap is, in plaats van leveranciers, bewust op zoek naar partners met wie ze voor de lange termijn kan optrekken. Igno: “We hebben in de aanbesteding gevraagd om een projectplan en een risicodocument. Daarnaast voerden we interviews met de key players vanuit de aanbieders.
Uiteraard kijk je ook naar het techniekvoorstel en de haalbaarheid daarvan. Het projectplan, risicodocument en de interviews gaven met de aangeboden complete digitale werkomgeving het beeld dat Motion10 een partner is waar we vier tot acht jaar mee vooruit kunnen.”
Samen de oplossing bouwen
Igno: “Met de combinatie van SharePoint en Repstor koop je geen oplossing; je koopt een toolkit waarmee je een oplossing kunt maken. En dat bouwen van die oplossing, daar heb je een goede partner bij nodig.”