Menu

De fysieke en digitale transformatie van Roompot

Roompot is in de afgelopen decennia uitgegroeid van een kleine camping tot nationaal marktleider in vakantieparken. Zo’n spectaculaire groei brengt uitdagingen met zich mee. Want hoe zorg je ervoor dat 2850 medewerkers, verspreid over het hoofdkantoor en circa 200 bungalowparken en 23 campings, bij elkaar en de organisatie betrokken blijven?

Beter en gestructureerder samenwerken

Vorig jaar heeft Roompot besloten om alle ondersteunende afdelingen zoals sales, marketing, finance en boekingen vanuit verschillende kantoorlocaties samen te brengen in een nieuw hoofdkantoor. Dit was het perfecte moment om ook digitaal te verhuizen: naar Office 365. Vanuit Roompot was het projectteam, bestaande uit Vincent Plomp, Manager System management & Projects en Eline van Voorthuijsen en Wouter de Kunder, beiden Application Specialist Office 365, intensief betrokken bij de migratie naar Office 365.

Het projectteam: “Gezien de grootte van onze organisatie en de groei die we doormaken was het noodzakelijk om op een betere en gestructureerde manier samen te gaan werken. Het delen van bestanden, bestandsopslag en samenwerken in één bestand waren voor de ingebruikname van Office 365 niet mogelijk.”

Door de overgang naar Office 365 is het ook mogelijk om beter samen te werken binnen projecten. “Neem bijvoorbeeld Microsoft Teams. Voor elke afdeling, project of (nieuw) vakantiepark kan hierin een specifiek team aangemaakt worden, waarin alles wat relevant is gedeeld wordt. Zo blijven alle teamleden betrokken bij alle ontwikkelingen die voor hen relevant zijn. Na het toevoegen van nieuwe teamleden, hebben zij gelijk toegang tot de volledige gedeelde historie.”

Met het betrekken van het nieuwe hoofdkantoor was voor Roompot de mogelijkheid tot flexibel werken een must. “Dit was in onze voormalige organisatiestructuur niet mogelijk. Toen we vanwege Covid-19 gedwongen thuis moesten werken, bleek dit probleemloos te kunnen. Zo hadden we hier meteen profijt van.”

Motion10 is een organisatie die qua cultuur en werkwijze dicht bij onze visie ligt. ‘No nonsense, aanpakken en uitvoeren die opdracht.

Voldoende tijd en aandacht voor het begeleiden van de verandering

Na een uitgebreide marktverkenning en diverse pitches viel de keuze op Motion10 als partner om de migratie naar Office 365 tot een succes te maken. Het projectteam: “Motion10 is een organisatie die qua cultuur en werkwijze dicht bij onze visie ligt. ‘No nonsense, aanpakken en uitvoeren die opdracht’, was het gezamenlijke doel. De project- en accountmanagers, consultants en ondersteunende medewerkers van Motion 10 toonden zich betrokken, en wisten wensen en behoeften van de gebruikers goed te verbinden met de visie van Roompot.”

Vanuit het projectteam van Motion10 was Peter de Vries, Managing Consultant Business Productivity, intensief betrokken bij de samenwerking met Roompot. Peter de Vries: “Adoptie was een belangrijk onderdeel van het project. We hebben eerst de verandering aangekondigd, en daarbij de fysieke verhuizing aangehouden als leidraad voor de digitale verhuizing. De organisatie moest al haar ‘digitale spullen’ opruimen en bepalen wat wel en niet mee zou gaan. In twee weken tijd hebben we uiteindelijk de hele ‘digitale inboedel’ vanuit Fileshares naar SharePoint verhuisd.”

Vanaf dat moment moesten de medewerkers van Roompot op een nieuwe manier gaan werken. “In een ochtend zijn ze door ons begeleid om de nieuwe manier van werken op te pakken. Uiteraard was dit onderdeel van een uitgebreid adoptietraject. Na de verhuizing zijn we nog een half jaar aanwezig geweest om ondersteuning te bieden. Onze visie is dat maximale waarde halen uit de implementatie van een digitale werkplek zoals Office 365, alleen mogelijk is als er voldoende tijd en aandacht vrijgemaakt wordt voor het begeleiden van de verandering.”

Interne informatiedeling en onderlinge verbondenheid

Als onderdeel van een bredere transformatie was de implementatie van Office 365 bedoeld om de betrokkenheid van de medewerkers bij elkaar en de organisatie, te verhogen. Daarom kunnen vanaf 1 april alle medewerkers gebruikmaken van een nieuw sociaal intranet. Peter de Vries: “We zien dat het intranet goed gebruikt wordt door medewerkers uit heel de organisatie. Voorheen mailden ze veel meer heen-en-weer, nu delen ze bestanden eerder. Dit zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle stakeholders die aan een project werken, dat doen vanuit één document, wat de efficiëntie verhoogt.”

Toch kreeg het projectteam van Roompot in eerste instantie van diverse collega’s terughoudende feedback op de implementatie van Office 365. Het projectteam: “De ‘waarom-vraag’ werd nogal eens gesteld. Zo van: ‘het werkt toch goed zo?!’. Dankzij het uitgebreide adoptietraject kunnen we duidelijk vaststellen dat onze collega’s de nieuwe manier van werken hebben omarmd. Het delen van bestanden, bestandsopslag en samenwerken in één bestand bieden vele voordelen, die ook door onze collega’s die in eerste instantie sceptisch waren, in de praktijk worden ervaren.

Inmiddels heeft de nieuwe manier van werken collega’s die op verschillende locaties werken, daadwerkelijk dichter bij elkaar gebracht. Vincent Plomp: “Sprekend vanuit mijn rol als manager kan ik na de realisatie van de Sharepoint-communicatiepagina’s nu letterlijk heel Roompot informeren over wat er leeft binnen onze afdeling. Onlangs startten er zes nieuwe collega’s in ons team, die konden we zo eenvoudig voorstellen aan de rest van de organisatie. Dezelfde mogelijkheden tot het beheren en publiceren van informatie zijn aanwezig voor alle andere afdelingen en locaties. Dit heeft niet alleen de interne informatiedeling verbeterd, maar ook de onderlinge verbondenheid.

Over Roompot

Roompot, opgericht in 1965, is van één camping uitgegroeid tot nationaal marktleider in vakantieparken. Roompot biedt haar trouwe gasten aantrekkelijke bestemmingen in Nederland, Duitsland, België, Frankrijk en Denemarken, zowel aan de kust als in het bos. Momenteel heeft Roompot met haar 2850 medewerkers circa 200 bungalowparken en 23 campings in haar aanbod.

 

Wilt u meer weten over de essentiële rol van adoptie in een succesvolle IT-projecten? Download hier de whitepaper ‘De sleutel voor succesvolle IT-projecten – Maak je doelstellingen concreet en zet de mens centraal’.