Er ging een wereld van efficiency voor ons open

Het stond zwart-op-wit op de inschrijfpagina van MotionTogether, het jaarlijks terugkerende MVO-project van Motion10: IT kan grote impact hebben op uw organisatie en de manier waarop u uw werk uitvoert. “Dat hebben we nodig”, dachten Hiltje Heijman en Angelique Haringsma van Het Kleine Helden Huis in Rotterdam. Hóe groot die impact zou zijn en wat de samenwerking met Motion10 precies zou betekenen voor de bedrijfsvoering, de zorgverlening, het werkplezier en zelfs de eigen werk-privébalans – dat konden de bevlogen zorgondernemers een jaar geleden nog niet vermoeden. “Er landde een engel op onze schouder toen we werden geselecteerd voor MotionTogether.”

Het verschil maken

In 2018 besloten Hiltje en Angelique Het Kleine Helden Huis te starten, vanuit de behoefte de nazorg aan te vroeg (prematuur) en te licht (dysmatuur) geboren kinderen en hun gezinnen te verbeteren. Als Neonatoloog wist Angelique zeker dat haar patiënten beter geholpen konden worden als de medische zorg voor deze doelgroep op één locatie gecombineerd werd met psychosociale ondersteuning. Hiltje werkte als bedrijfs- en gezinscoach en zag het direct voor zich: geen kille ziekenhuissetting, maar een huiselijke plek waar de ‘kleine helden’ en hun gezinnen tot hun 18e welkom zijn, voor (na)zorg op alle fronten. “We bedachten Het Kleine Helden Huis langs het voetbalveld van onze kinderen en zijn het vervolgens gewoon gaan doen”, vertelt Hiltje lachend.

“We waren ervan overtuigd dat we met dit unieke concept écht een verschil konden maken voor duizenden kinderen met een moeilijke start, dus we gingen als een malle aan de slag.”

IT vergeten

In de twee jaar die volgden, bouwden Hiltje en Angelique aan hun droom. Hiltje: “Het huis kwam er, het team stond stevig, ouders en kinderen wisten ons te vinden en Het Kleine Helden Huis maakte naam als onderzoeks- en kenniscentrum.”

Maar met het succes van hun onderneming groeide bij de initiatiefnemers ook het besef dat zij een behoorlijk belangrijk onderdeel waren ‘vergeten’: de IT. “We kwamen óm in papieren formulieren en dossiers, processen verliepen soms stroef en we waren onevenredig veel tijd kwijt aan administratie”, vertelt Angelique. “Dat begon echt zorgelijk te worden. Het MotionTogether-project was dan ook echt een godsgeschenk, het kwam precies op het goede moment.”

Waardevolle start

Vanuit Motion10 gingen Peter de Vries, Strategisch Consultant Modern Work & Security, en zijn team voortvarend aan de slag. De motivatie was groot – Peter had rond de vroeggeboorte van zijn drieling zelf de toegevoegde waarde van Het Kleine Helden Huis ervaren – en er was veel te doen in korte tijd. In enkele inventarisatie-sessies haalde het team van Motion10 zoveel mogelijk input op bij Het Kleine Helden Huis. Hiltje denkt met plezier terug aan die eerste gesprekken. “Voor ons was die projectstart alleen al zó ontzettend waardevol! Als hulpverleners in hart en nieren waren wij altijd volledig gefocust geweest op onze cliënten, de rest vonden we eigenlijk vooral herrie en gedoe. Nu werden we met beide benen op de grond gezet en gedwongen heel precies onder woorden te brengen wat we doen, hoe we dat doen, welke processen we doorlopen, wat er efficiënter kan en waar we naartoe willen met Het Kleine Helden Huis. We waren meteen onder de indruk van de expertise en het inlevingsvermogen van het team van Motion10. Met Het Kleine Helden Huis zitten we in een kleine niche-achtige wereld. We hebben te maken met complexe wet- en regelgeving en werken met overheidsgeld, dus veel dingen liggen heel gevoelig. Het team kon zich daar supersnel in verplaatsen en kwam meteen al met goede vragen en slimme verbetervoorstellen.”

“Als hulpverleners in hart en nieren waren wij altijd volledig gefocust geweest op onze cliënten, de rest vonden we eigenlijk vooral herrie en gedoe.”

Tijd, geld en energie besparen

Hiltje en Angelique legden al hun wensen op tafel en waren blij verrast over wat er allemaal mogelijk bleek. “Er ging een wereld van efficiency voor ons open. Opeens begrepen we dat bijna alles wat we al jaren handmatig en op papier deden, gedigitaliseerd kon worden. Dat we cliëntdata eenvoudig en veilig konden inzetten voor onderzoek en ter verbetering van onze zorg. Dat we als professionals beter konden samenwerken en meer kennis konden delen, en dat we tijd, geld en energie gingen besparen – wat uiteindelijk allemaal ten goede zou komen aan de kinderen en hun gezinnen. Een fantastisch vooruitzicht.”


Extra uitdaging

Voor het zover was, moest er een berg werk worden verzet. Het team van Motion10 werkte in sprints en met wekelijkse meetings aan de vertaalslag van processen en data naar IT-oplossingen. Naast SharePoint was het onlangs door Het Kleine Helden Huis in gebruik genomen CRM een belangrijke bron bij de bepaling van IT-architectuur en Governance. Er werden twee trajecten opgezet. Het eerste traject was gericht op het doorgronden en zoveel mogelijk automatiseren/digitaliseren van de data en processen. Bij dit traject hoorde ook het genereren van rapportages rond financiën en cliënten, op basis van data uit PowerBI en het eigen CRM van Het Kleine Helden Huis. “Werken met gegevens van zorgcliënten vraagt om een speciale aanpak bij de dataverwerking en -opslag”, vertelt Peter de Vries. “De data in rapportages, enquêtes en onderzoeksbronnen mogen niet herleidbaar zijn naar personen, dus dat maakte dit onderdeel voor ons extra uitdagend. Uiteindelijk zijn niet alle van te voren opgestelde scenario’s gerealiseerd, maar hebben we wel een mooie basis gelegd, met een helder en gebruiksvriendelijk dashboard.”


Efficiënt (samen)werken

Het team werkte tegelijkertijd aan het tweede traject: de interne workflow en samenwerking. Met Office 365, Teams, SharePoint en Exchange werd een veelomvattend portaal gecreëerd voor overleg, samenwerking, informatieverstrekking en kennisdeling. Teams werd de centrale werkplek voor de 15 medewerkers en ongeveer 20 vrijwilligers van Het Kleine Helden Huis, en voor de reservering van behandelkamers riep het team een laagdrempelig online boekingssysteem in het leven. Tenslotte zette het Motion10-team een uitgebreid kenniscentrum op met instructies rond alle IT-systemen en -processen en verzorgde het team trainingen en 1-op-1 sessies. Angelique: “Voor ons was het ontzettend fijn dat het hele project in zo’n korte tijd werd doorlopen; in september zijn we gestart en in februari gingen we life en was alle wirwar ook meteen uit onze hoofden.”


De missing link

Met de ingebruikname van het nieuwe IT-systeem is bij Het Kleine Helden Huis niet alleen de efficiency van de zorgverlening, maar ook de arbeidsvreugde bij medewerkers en directie gestegen. Hiltje: “Onze professionals ervaren meer controle en overzicht en hebben aantoonbaar meer tijd voor hun cliënten. Angelique en ik hebben nu eindelijk tijd om aan onze ambities voor de toekomst van Het Kleine Helden Huis te werken. We willen dit unieke zorgconcept zo graag op veel meer plekken aanbieden, maar tot nog toe was digitalisering daarbij altijd de missing link en bleef het bij mooie plannen. De schaalbaarheid van onze nieuwe IT-oplossingen betekent dat we nu echt werk kunnen gaan maken van uitbreiding.”

“Onze professionals ervaren meer controle en overzicht en hebben aantoonbaar meer tijd voor hun cliënten.”

Een voorbeeld zijn voor andere organisaties in de sectors

Een ander belangrijk pluspunt is volgens Hiltje dat Het Kleine Helden Huis nu naar buiten toe kan aantonen dat er voor zorginstellingen veel winst te behalen valt met digitale innovatie. “IT is in onze branche nog vaak een ondergeschoven kindje. Veel organisaties wíllen wel automatiseren, maar zij krijgen van de (lokale) overheid alleen betaald voor cliëntcontacten. IT-investeringen gaan ten koste van het budget voor cliëntenondersteuning en dat budget is toch al beperkt. Dankzij de resultaten van het MotionTogether-project met Motion10 kunnen wij nu aan onze opdrachtgever – de Gemeente Rotterdam – laten zien hoe groot de efficiencyslag is als je een goed IT-apparaat hebt. Alle extra handjes die je moet inhuren voor de administratie en alle behandeluren die verloren gaan aan papierwerk, zijn uiteindelijk vele malen duurder dan het opstarten van een goede IT-omgeving. Niet iedere organisatie heeft het geluk te worden uitgekozen als MotionTogether-project en we hopen dan ook dat de gemeente, bij het zien van de resultaten bij Het Kleine Helden Huis, zorginstellingen door middel van bijvoorbeeld een startinvestering gaat stimuleren en ondersteunen bij de broodnodige digitalisering.”

MotionTogether – het jaarlijkse MVO-project van Motion10

Motion10 gelooft in de kracht van IT; hoe IT impact kan hebben op uw organisatie én op de manier waarop u uw werk uitvoert. Vanuit onze visie op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen hebben wij MotionTogether opgezet, ons jaarlijks terugkerend MVO-project. Door middel van MotionTogether bieden wij jaarlijks één organisatie met een maatschappelijk karakter hulp bij een IT-vraagstuk.

We bieden tijdens het MotionTogether-project de expertise en middelen die de organisatie zelf niet heeft en stimuleren hiermee digitale innovatie, vanuit de overtuiging dat deze organisaties met de kracht van IT nog meer kunnen betekenen voor de maatschappij.

Het Kleine Helden Huis was het MotionTogether-project van 2020.

Klik hier voor meer informatie over MotionTogether

Lees verder

MotionTogether MVO