Menu

Gezamenlijk projectteam maakt het verschil voor de medewerkers

Een grondige vernieuwing van het IT-landschap die alle ruim 500 medewerkers van de Gemeente Woerden een moderne werkplek moet bezorgen waarbij niet de technologie – maar de mens centraal staat. Met die ambitie startte juni 2019 de samenwerking tussen de Gemeente Woerden en Motion10. Ruim een jaar later kijken Ronald Morssink, CIO bij de Gemeente Woerden, Karen Alders, Projectleider ICT bij de Gemeente Woerden en Vincent van Steenderen, Microsoft 365 Consultant bij Motion10, terug op een afgeronde Microsoft 365 (voorheen Office 365) migratie.

De mens centraal? Voor Ronald Morssink is het volstrekt vanzelfsprekend. “Technologie is een middel. De kernwaarden van de Gemeente Woerden zijn eigenaarschap, vertrouwen en het overtreffen van verwachtingen. Medewerkers in staat stellen om daar gevolg aan te geven, dát is voor ons het doel van technologie.”

Karen Alders vervolgt: “Om toch de vertaling naar technologie te maken. Een van onze wensen en behoeften was het veilig kunnen delen van documenten en er op elke plek vanaf elke device toegang toe hebben. Nu we dit kunnen, werken we sneller en efficiënter. Neem het overtreffen van verwachtingen, dat gaat zo een stuk makkelijker.”

Vanaf het prille begin was de samenwerking tussen de Gemeente Woerden en Motion10 hecht. Ronald en Karen: “Gezamenlijk vormden we één projectgroep, waardoor de mensen van Motion10 al snel voelden als ‘collega’s’. Door deze vertrouwensband waren zij daadwerkelijk de trusted advisor die we zochten.”

Technologie is een middel. De kernwaarden van de Gemeente Woerden zijn eigenaarschap, vertrouwen en het overtreffen van verwachtingen. Medewerkers in staat stellen om daar gevolg aan te geven, dát is voor ons het doel van technologie.

Strategie

De Microsoft 365 migratie startte met een strategisch adviestraject. Vincent van Steenderen: “Bij grote projecten is een heldere strategie als houvast essentieel. In verschillende workshops met zowel medewerkers van ‘IT’ als de ‘business’ over thema’s als security en governance, stonden de volgende vragen centraal: waar staat de gemeente nu, waar wil de gemeente naar toe en waar moet de gemeente rekening mee houden? De input tijdens de workshops kwam vanuit de medewerkers en was gebaseerd op de ervaringen van de eindgebruikers. Zo zetten we de wensen en behoeften centraal van de mensen voor wie we het uiteindelijk deden.”

De Gemeente Woerden en Motion10 beseften dat de adoptie van de nieuwe technologie door de eindgebruikers bepalend zou zijn voor het succes van de migratie. Ronald en Karen: “Zij moeten in de eerste plaats de meerwaarde van de nieuwe technologie ervaren. Zo’n migratie heeft een enorme impact, zelfs op jonge en digitaal vaardige collega’s. Kijk naar Outlook, dat gebruikt iedereen dagelijks. Een nieuwe Outlook-mailapplicatie vanuit Exchange in de cloud is letterlijk een nieuw begin als je in je dagelijks werk anders gewend bent.”

Communicatie

Tijdens het project maakte het gezamenlijke projectteam het verschil voor de medewerkers. Vincent: “Alles begint en eindigt met communicatie. Medewerkers moeten voelen dat ze ‘gehoord worden’ en dat ze ‘het niet zelf hoeven komen halen’. Met hulp van key-users, medewerkers van de Gemeente Woerden die als ambassadeur van het project fungeerden, stelden we de eindgebruikers centraal. De key-users stonden dicht bij de eindgebruikers, kenden hun wensen en behoeften en namen met onze communicatie-templates en informatie op intranet de regie.”

 

Zo werden tijdens het project voor elke verandering de vragen van medewerkers beantwoord, zoals: ‘waarom vindt de verandering plaats?’, ‘hoe vindt de verandering plaats?’ en ‘wat heb ik aan de  verandering?’. Nadat de nieuwe mail-applicatie in een weekend geïmplementeerd was, waren we de volgende week elke dag op de werkvloer aanwezig met voor iedere medewerker toegankelijke inloopsessies en floorwalkers.“

Corona

De implementatie van Microsoft Teams vond plaats in een stroomversnelling. Ronald en Karen: “Terwijl we bezig waren met de voorbereidingen, kwam corona steeds dichterbij. Toen op donderdag de regering medewerkers opriep om zoveel mogelijk thuis te werken, besloten we op vrijdag dat Teams versneld uitgerold moest worden. Op zondag werd de lockdown afgekondigd. Vanaf maandag werkten we verplicht huis. Op dinsdagochtend verzorgde Motion10 via Teams een live event voor al onze medewerkers over het gebruik van Teams, direct erna konden alle medewerkers digitaal vergaderen via Teams.”

Vincent: “Vervolgens kwamen we als projectteam meteen in actie door virtueel alle teams langs te gaan voor de uitrol van de overige functionaliteiten van Teams en One Drive. Vanwege het thuiswerken was gemiddeld 90% van de medewerkers aanwezig, een percentage dat op locatie niet haalbaar was geweest. Zo trainden we in één week zes teams. In de daaropvolgende twee maanden kwamen daar nog eens 25 teams bij.

Tevreden

Terugkijkend op het project zijn alle stakeholders tevreden. Ronald en Karen: “De moderne werkplekken waarbij niet de technologie – maar de mens centraal staat – zijn gerealiseerd. Dankzij de kennis die onze ‘collega’s’ van Motion10 uit het projectteam aan ons overgedragen hebben, beschikken we nu over de kennis om ‘op eigen benen te staan’.”

En niet alleen de kernwaarden van de Gemeente Woerden sluiten aan op het project, maar ook de missie van Motion10. Vincent: “Tijdens het project ben ik gegroeid in kennis, waardoor ik steeds beter toegerust was om de Gemeente Woerden te helpen groeien in kennis, waardoor ook Motion10 gegroeid is in kennis. Hiermee is onze ‘cirkel van groei’ rond.”

Techniek

Tot slot, is techniek soms niet belangrijk bij een Microsoft 365 migratie? Ronald en Karen: “Integendeel. Al is het gevolg van onze Microsoft 365 migratie wel dat we minder techniek in huis hebben, omdat alles in de cloud draait. Voor de technische kennis die vereist is, hebben technische consultants van Motion10 onze beheermedewerkers getraind, zodat zij dit nu ‘onder de knie’ hebben.”

Wilt u meer weten over de essentiële rol van adoptie in een succesvolle IT-projecten? Download hier de whitepaper ‘De sleutel voor succesvolle IT-projecten – Maak je doelstellingen concreet en zet de mens centraal’.

Foto gemeentehuis Woerden: Lucas van der Wee