In de aanloop naar de Tweede Kamerverkiezingen in maart 2021 was het lang onduidelijk welke coronarichtlijnen er zouden gelden. Toen definitief duidelijk werd dat huisvesting van groepen medewerkers in dezelfde ruimte en vrij verkeer over de werkvloer niet mogelijk zouden zijn, was digitalisering voor de gemeente Rotterdam de enige mogelijkheid om drie essentiële verkiezingsprocessen goed te laten verlopen:

  • Het afhandelen van alle telefonische vragen van medewerkers van stembureaus
  • Het afhandelen van alle telefonische vragen van burgers
  • Het aansturen van alle controleurs die erop toezien dat bij de stembureaus de juiste procedures worden gevolgd

Bij vorige verkiezingen gebruikte de gemeente Rotterdam voor deze processen papieren formulieren (‘werkbonnen’). Als bijvoorbeeld helpdesk-medewerkers een telefonische vraag niet direct konden beantwoorden, bezorgden zij persoonlijk een papieren formulier met alle relevante informatie bij een medewerker van een expert-team voor verdere afhandeling. Dit was bij de verkiezingen in maart 2021 onmogelijk.

Microsoft Power App

Staande voor een uitdaging ruim een maand voor de Tweede Kamerverkiezingen vroeg de gemeente Rotterdam, Motion10, als bestaande ICT-partner, een volwaardig alternatief te ontwikkelen. Na een briefing over de exacte wensen en behoeften, hebben wij binnen 48 uur een prototype van een Microsoft Power App opgeleverd. Op basis van de potentie van het prototype was de gemeente direct overtuigd van deze low code-oplossing.

 

De Power App bevat alle informatie van de papieren formulieren. Een koppeling met een Power BI dashboard maakt het mogelijk om met real time inzichten de afhandeling van alle vragen te monitoren en de workload van alle medewerkers te managen. Na de ‘go’ was de app binnen vier weken klaar voor gebruik. Uiteindelijk heeft de gemeente elk van de processen probleemloos gedigitaliseerd. In totaal zijn er via de app tijdens verkiezingen ruim 2200 vragen en werkopdrachten – binnen de coronarichtlijnen – afgehandeld.

Jeroen op ’t Root, Project Manager Verkiezingen bij de Gemeente Rotterdam

“Van veel gebruikers van de app heb ik enthousiaste feedback ontvangen. Het meest enthousiast zijn zij over de gebruiksvriendelijkheid. Ook gebruikers die minder digitaal vaardig zijn, konden uitstekend overweg met de nieuwe technologie. Maar het belangrijkste was dat wij als Team Verkiezingen dankzij de app in staat waren om tijdens een belangrijk evenement in uitzonderlijke omstandigheden snel, efficiënt en adequaat te reageren. Graag zetten wij de app tijdens toekomstige verkiezingen – met of zonder coronarichtlijnen – opnieuw in.”

Meer weten over de combinatie van Power Apps en Power BI?

Wilt u meer weten over de combinatie van Power Apps en Power BI? Download hier de opnames van het webinar ‘Power BI: krachtig op zich, binnen het Power Platform nog sterker.