De fysieke en digitale transformatie van Roompot
Roompot is in de afgelopen decennia uitgegroeid van een kleine camping tot nationaal marktleider in vakantieparken. Zo’n spectaculaire groei brengt uitdagingen met zich mee. Want hoe zorg je ervoor dat 2850 medewerkers, verspreid over het hoofdkantoor en circa 200 bungalowparken en 23 campings, bij elkaar en de organisatie betrokken blijven?
Beter en gestructureerder samenwerken
Vorig jaar heeft Roompot besloten om alle ondersteunende afdelingen zoals sales, marketing, finance en boekingen vanuit verschillende kantoorlocaties samen te brengen in een nieuw hoofdkantoor. Dit was het perfecte moment om ook digitaal te verhuizen: naar Microsoft 365. Vanuit Roompot was het projectteam, bestaande uit Vincent Plomp, Manager System management & Projects en Eline van Voorthuijsen en Wouter de Kunder, beiden Application Specialist Microsoft 365, intensief betrokken bij de migratie naar Microsoft 365.
Het projectteam: “Gezien de grootte van onze organisatie en de groei die we doormaken was het noodzakelijk om op een betere en gestructureerde manier samen te gaan werken. Het delen van bestanden, bestandsopslag en samenwerken in één bestand waren voor de ingebruikname van Microsoft 365 niet mogelijk.”
Door de overgang naar Microsoft 365 is het ook mogelijk om beter samen te werken binnen projecten. “Neem bijvoorbeeld Microsoft Teams. Voor elke afdeling, project of (nieuw) vakantiepark kan hierin een specifiek team aangemaakt worden, waarin alles wat relevant is gedeeld wordt. Zo blijven alle teamleden betrokken bij alle ontwikkelingen die voor hen relevant zijn. Na het toevoegen van nieuwe teamleden, hebben zij gelijk toegang tot de volledige gedeelde historie.”
Met het betrekken van het nieuwe hoofdkantoor was voor Roompot de mogelijkheid tot flexibel werken een must. “Dit was in onze voormalige organisatiestructuur niet mogelijk. Toen we vanwege Covid-19 gedwongen thuis moesten werken, bleek dit probleemloos te kunnen. Zo hadden we hier meteen profijt van.”