Case: Rotra

Cruciale stap richting de toekomst

Het Nederlandse familiebedrijf Rotra heeft zich ontwikkeld tot een vertrouwde en gerenommeerde One-Stop Logistics Shop. De sector logistiek heeft te maken met veel veranderingen. Aan de IT-zijde betekent dat dat de infrastructuur en architectuur zo flexibel mogelijk moeten zijn, om daar continu snel op in te kunnen spelen. Motion10 hielp Rotra daarbij, met een integratieoplossing op basis van BizTalk. 

• De applicatiearchitectuur van Rotra is nu meer flexibel en beheersbaar.
• Nieuwe koppelingen met klanten zijn gemakkelijk en snel te maken.
• De integratieoplossing zal een cruciale rol spelen in oplossingen voor de toekomst, zoals Business Intelligence en een Klantenwebportaal.

Neem de tijd voor het implementeren van een ESB

De implementatie ging langzamer dan gedacht. Niels Janssen: “Deel 1 is nu compleet; we zijn nu live met de eerste EDI-klant. Het heeft iets langer geduurd omdat we ook veel afhankelijkheden hadden met interne projecten. De eind-applicatie, die de uiteindelijke handeling uit moet zetten, was nog niet helemaal af. Daarnaast: je moet gaan koppelen met klantensystemen. Daarvoor is een interactie nodig met die klant. Helaas reageren niet alle klanten even snel. Dus dan ben je ook weer afhankelijk van prioriteiten, met wie heb je te maken, et cetera.” We vroegen Niels en Daan naar belangrijke aandachtspunten voor het succesvol opzetten of vernieuwen van een flexibele integratieoplossing.

1. Neem voldoende tijd. Daan: “Wat we goed wisten en gepoogd hebben, is dat je mensen redelijk de tijd geeft intern, om zo’n project op te pakken. Ik vind dat we dat vrij goed hebben ingeschat.”
2. Zorg voor kennis intern. Daan: “Het eerste dat ik zou zeggen als iemand vraagt ‘zouden we dat met BizTalk moeten doen?’ is: Ja, maar alleen als je iemand hebt die die kennis heeft.” Niels vult aan: “Op den duur willen we ook iemand gaan recruiten voor intern.”
3. Snel aan de slag gaan. Niels: “Wat heel opvallend was, was dat zodra we akkoord hadden, Motion10 de volgende maandag met drie man op de stoep stond. Dat is wel heel goed, dan heb je gelijk die schwung erin!”
4. Management buy-in. Niels: “Als je inschat hoeveel uur je nodig hebt van je medewerkers voor het project, is het heel belangrijk dat het management daarmee akkoord gaat.”

Beloof geen gouden bergen in termen van ROI

Niels legt wat meer uit over  het verkrijgen van de ondersteuning vanuit het managementteam: “Die management buy-in krijgen heeft wel veel tijd gekost. Uiteindelijk misschien wel drie jaar. Dat had te maken met decepties in het verleden, waarbij bepaalde resultaten werden beloofd binnen een zeker tijdsbestek. Wat wij daarvan geleerd hebben is: wees in je communicatie naar het management en de rest van de organisatie reëel over de verwachtingen en resultaten.

Valse vergelijking

Daan vult aan: “Daarnaast zit je met het probleem van de valse vergelijking. Je kunt achteraf nooit weten of de alternatieve keuze beter zou zijn geweest. Je maakt namelijk één keuze en alleen de resultaten van die keuze, zul je kennen. We zullen bijvoorbeeld over 4 jaar niet kunnen zeggen dat Trump wel of niet een betere keuze is geweest als president voor de VS dan Hilary Clinton.”

Flexibel, beheersbaar en futureproof

De IT-afdeling had vooraf heldere doelen in het oog. Flexibiliteit, beheersbaarheid, toekomstbestendigheid, en een integratie-oplossing die Rotra meer in eigen hand heeft. In hoeverre is dat gelukt? Daan: “We zijn niet meer afhankelijk van het oude systeem. Dat ten eerste.” Niels gaat verder: “We beginnen eigenlijk pas net. De basis staat nu. We gaan straks aan de slag met een klantportaal en met business intelligence, ook op het Microsoft platform. Daarbij gaat BizTalk ook een grote rol spelen. Daar hebben we veel vertrouwen in. Voor nu: nieuwe koppelingen met klanten kunnen we nu makkelijk en snel zelf doen. Al onze interne software-ontwikkelaars krijgen straks een BizTalk cursus van Motion10. Over het algemeen zijn we redelijk tevreden en op het goede pad ten aanzien van de doelen die we vooraf hadden.”

De toekomst: business intelligence en een klantportaal

Niels: “We willen binnenkort aan de slag met BI, op basis van het zevenlagenmodel zoals Motion10 dat adviseert. We gaan dus relevante data uit onze systemen ophalen en in een datalaag beschikbaar maken. Wat we graag willen, is dat we analyses kunnen doen over systemen heen, met gecombineerde data.” Daan vult aan: “We hebben bijvoorbeeld een klant die zaken doet met Ocean, Air en Wegtransport. Wij hebben nu geen eenduidig overzicht van hoeveel zaken we met zo’n klant doen in welke modaliteit.”

Flexibele integratielaag als de spil voor wendbaarheid

“Dat soort analyses doen we nu ook al in Excel, maar als we dat mooi kunnen automatiseren scheelt dat natuurlijk heel veel tijd en geld. Een stukje toekomstmuziek: op een gegeven moment willen we ook wel externe data gaan koppelen, voor nog rijkere analyse en zelfs voorspellingen.” Niels: “Wat ook belangrijk wordt voor Rotra, in de toekomst, is een Klantenwebportaal. Wat we willen is een digitale voorkant van ons bedrijf, waar klanten echt alles kunnen doen: informatie zien, de contactpersoon wijzigen, het eigen adres aanpassen, track & trace, enzovoort. Voor alle modaliteiten die we hebben: weg-, lucht-, en zeetransport; binnenvaart en warehousing. We willen het dan met een API-laag mogelijk maken dat externen geautomatiseerd orders kunnen doorgeven, of via een webportaal. De keuze is dan aan hen. Zo zorg je ervoor dat je geen dubbel werk doet.” Als Rotra deze stappen in de toekomst zal realiseren, zijn ze heel goed op weg om  de zeer proactieve, klantgerichte logistieke organisatie van de toekomst te worden. Met de flexibele integratielaag als de spil van hun wendbare IT-architectuur.